ドキュメント制作の質を上げるテクニカルライティング

マニュアル制作に必須なスキルとしてテクニカルライティングがあります。テクニカルライティングは、ライティングの中でも専門的な知識が必要で、表現の仕方も普通のライティングとはまったく異なるものです。
テクニカルライティングの本質を理解しないままにマニュアルを制作してしまうと、非常に工程が伝わりづらいマニュアルが出来上がってしまいます。
今回はそんなテクニカルライティングについて深堀してみましょう。

淡々と事実を述べるもの

一般的なライティングというと、伝えたい内容に加え自分の感想や叙情的な感情を入れこむことでより人に伝わりやすい作品を作り上げるものです。
しかしテクニカルライティングの場合は、そういった感想を盛り込んでしまうと、人によっては伝わりづらくなってしまうものです。
マニュアルなどテクニカルライティングを必要とする書類は、誰が読んでも理解できるものでないといけません。そのため内容を執筆するときは淡々と工程や事実だけを述べる必要があるのです。

テクニカルライティングに起承転結はない

文章を作成するのに起承転結が必要だということを私たちは小さいころから学んできたでしょう。確かに物語や小説、グラフィックライティングにおいては起承転結を用いることで人々を引き込んでいくものです。
一方テクニカルライティングの場合、起承転結をそのまま書いてしまうと内容に弊害が出てしまう可能性があります。

結果を先に述べる必要がある場合も

起承転結ともつながってきますが、マニュアルなどの場合、人によって探索方法というのは変わってくるものです。たとえば一から工程を追って見る人や、自分の必要な部分だけを索引や目次などで見る人など様々です。そのため決して一番最初からマニュアルを見る人ばかりではないということを念頭に置いておく必要があります。
1つの操作について記載する際も、「Aの作業をします→Bのようになります→結果Cの作業をします」といった内容であった場合、本来はCの作業について述べているページであるのに、Aの作業のページであると勘違いされてしまうことがあります。
そのため起承転結を意識するのではなく、場合によっては結果から述べる必要もあるということです。

テクニカルライティングのレベルによってドキュメントの仕上がりというのは大きく変わってくるものです。
ドキュメント制作を考えている際は実績のある質の高いテクニカルライターに依頼するようにしましょう。

グローバル化に対応した海外調達に注目

現在、海外への渡航経路が整備され、日本からどこの国へもすぐに訪れることができるようになりました。それに伴って海外進出を狙う日本企業も多く、社会のグローバル化がますます盛んになってきています。
そんな中、今注目されているのが「現地調達・海外調達」です。

現地調達によるメリット

グローバル展開になると企業間のやり取りだけでも想定以上にコストが発生するものです。
そういったやり取りで発生するコストは金銭的にも工数的にも企業の負担となる可能性があります。
その負担を解消するのが現地調達です。現地調達の場合、日本から調達する配送にかかるコストがかからないため大幅なコスト削減が期待できます。
各国に支社を作る場合はとくに各地での現地調達がコストダウンの大きなカギをにぎっています。

海外調達によるメリット

海外から日本への納品で起こるメリットは、大量の納品だった場合、現地価格の方が輸送費を考えてもコストメリットがあることでしょう。
一見海外で製作したものを日本に納品することは、輸送費が高額なこともあって高くついてしまうのではないかと思われがちですが、実は現地価格での製作の方が大幅に安い場合が多いのです。
輸送方法などには留意しなければなりませんが、海外とはいえ品質に差が出ることはあまりないと考えてよいでしょう。

グローバル展開を成功させるためにはコスト管理がとても大切になってきます。業務に応じて自社に合った方法で効率を上げるために現地調達や海外調達についても考えてみてはいかがでしょうか?

管理コストを大幅低減させるフルフィルメントとは

ネットでのショッピングが当たり前になっている今では、実際の店舗運営と製品管理を別々に行う企業も増えてきています。その管理を後押しするのが「フルフィルメントサービス」です。

フルフィルメントとは

フルフィルメントは、梱包、配送といった商品販売に必要な業務を代行してくれるサービスのことです。ネットショッピングの世界では、発注状況が常に変動し、それに対応する工数が非常に多くなっています。そういった経営者の工数を減らすために、店舗運営に必須な業務を代わりに行ってくれるというわけです。
また実店舗を構えない形態の企業が多いことから、在庫管理が難しいといった経営者のために、代わりに在庫管理を行ってくれるサービスもあります。

フルフィルメントを活用すべき理由

フルフィルメントサービスを活用するメリットとして、在庫管理や発注管理にかかる工数やコストを大幅に低減することができます。在庫の管理や発送の手配といった業務は意外にも労力と工数を使ってしまうものです。フルフィルメントを利用することで、ECサイト運営にあたって在庫を管理するためのスペースの必要もなく、必要なときにフルフィルメントによって商品を発送することができます。
特に新たに商品販売の事業を立ち上げる際には、在庫管理のための倉庫などを借りる必要もなく、最低限のコストで済ませることができるためぜひ活用したいですね。

最近ではサイトの構築からフルフィルメントのためのシステム構築まで請け負ってくれる企業もあります。
頼んでしまえば任せっきりにもできるサービスだからこそ、どこまでを自社で行い、どこからを業者にお任せするのか、具体的に相談し合って自社に合った企業と提携することが大切だといえるでしょう。

業務効率を上げるオンデマンド印刷に注目せよ

日々業務を行っている上で見積書や請求書など様々な書類が必要な場面があります。データ化が進む世の中ではありますが、まだまだ紙媒体で作成している会社がほとんどでしょう。
そういった書類を作成するにあたり印刷という工程が必ず発生します。特にいままで意識したことがない方もいるかもしれませんが、この印刷の方法によって業務効率というのは大幅に上げることが可能なのです。
その一つに「オンデマンド印刷」というものがあります。現在主流になりつつあるオンデマンド印刷ですが、いったいこのオンデマンド印刷とはどういったものなのか、メリットデメリットや効果的に使用する方法を交えてご紹介しましょう。

オンデマンド印刷とは

オンデマンド印刷とは、今までのように「版」を使用することなく、パソコンからデータをプリンタに送ることで印刷する方法のことです。トナーを使用することで印刷するレーザープリンターを使用します。オンデマンド印刷は、要求があったときにサービスを提供するという意味の「On demand」から来た言葉で、その名のとおり都度デジタルデータを送信することで印刷を行うものです。

メリットとデメリット

実際にオンデマンド印刷を導入するにあたってのメリットデメリットを考えてみましょう。

■メリット

・少ない枚数の印刷にかかるコストが安い
・出力速度が速いため業務の効率が上がる
・印刷するデータの種類が多い場合でも柔軟に対応できる

■デメリット

・色ムラが出やすい
・印刷にズレが生じる場合がある
・使用できる紙の種類に制限がある

オンデマンド印刷の場合、少し印刷物に支障が出るときがありますが、作成のコストやスピードを重視すると明らかにオンデマンド印刷の方がお得です。

オンデマンド印刷の方が良い場面

オンデマンド印刷は都度データを受信することで印刷を行うため、少ない枚数での印刷や数ある書類を数枚ずつ印刷する場合などに使用するとコストが安くなります。一方で1000枚以上の印刷という状況であればオフセット印刷の方がお得であることが多いでしょう。
また、作成後すぐに印刷して使用しなければならないデータについては、オンデマンド印刷の方が早く印刷を行うことができます。
ただ、データの内容や紙の種類によっては、印刷物がにじんでしまったり、数mmズレてしまったりといったことも起こりますので慎重な対応が必要ともいえます。

オンデマンド印刷は業務の効率を上げることができるほか、場面によってはコストを削減することにもつながります。
効率の良い業務を行うためには、オンデマンド印刷とオフセット印刷をうまく使い分けて、無駄のない印刷方法を選択するようにしたいですね。